Ochrana osobních údajů

Ochrana osobních údajů

Jak knihovna nakládá s osobními údaji a k čemu je využívá? Jak je chrání? Základní odpovědi na tyto otázky přináší tento článek. Úplnou informaci o ochraně osobních údajů využívaných Městskou knihovnou Beroun najdete v Knihovním řádu.

Jak knihovna nakládá s osobními údaji

Městská knihovna Beroun zpracovává osobní údaje uživatelů, potřebuje-li je pro poskytování svých služeb. Při zpracovávání údajů udržujeme soulad s legislativou Evropské unie i s návaznou legislativou České republiky.

Knihovna je otevřený prostor a její služby může využívat každý. Základním dokumentem, upravujícím práva a povinnosti knihovny i uživatelů, je Knihovní řád. Ten také stanoví konkrétní podmínky pro využívání jednotlivých služeb.

Údaje pro poskytování (lepších) služeb

Pro poskytování některých služeb knihovna potřebuje znát základní údaje o člověku, který chce tyto služby využívat. Jde zejména o půjčování dokumentů mimo prostory knihovny (tzv. absenční) a služby na to navázané (správa čtenářského účtu, rezervace, historie výpůjček), ale i některé služby poskytované přímo v prostorách knihovny (rezervace prostoru, přihlášení na akci s omezeným počtem účastníků), nebo online (přístup do databáze děl nedostupných na trhu).

Knihovna pro tyto účely eviduje o čtenáři jméno a příjmení, datum narození, adresu a údaje o průkazu totožnosti. V případě dětí do 15 let pak potřebujeme stejné údaje od jejich zákonného zástupce. Tyto údaje jsou zpracovávány zejména z důvodu ochrany knihovního fondu, kterou knihovně ukládá Knihovní zákon č. 259/2001 Sb.

Knihovna dále zpracovává údaj o tom, že je čtenář držitelem průkazu ZTP/ZTP-P v případě, že si čtenář přeje čerpat výhody s tím spojené (například členství zdarma či delší výpůjční lhůta).

Kontaktní údaje (e-mailová adresa, telefonní číslo) využíváme pro efektivnější komunikaci se čtenáři a pro jejich informování o stavu čtenářského účtu, splněných rezervacích nebo o nových službách a akcích knihovny. Prostřednictvím svého čtenářského účtu si může čtenář nastavit, které zprávy chce od knihovny e-mailem dostávat. Poštovní adresu čtenáře využíváme, pokud je nutné jej upomenout o nevrácené výpůjčky.

Knihovna uchovává historii výpůjček a záznamy o použití čtenářského průkazu a pohybu knihovní jednotky pro případ řešení sporných situací i pro přehled čtenáře o jeho čtenářské historii. V případě, že si čtenář nepřeje historii výpůjček uchovávat, může požádat o její smazání osobně v knihovně, nebo si ji smazat sám prostřednictvím svého čtenářského účtu.

Na základě znalosti uživatelů, kteří knihovnu pravidelně využívají, a jejich potřeb, můžeme své služby rozvíjet. Údaje z výpůjční činnosti mohou posloužit např. k rozvoji knihovní sítě, úpravám otevírací doby nebo nákupu nových dokumentů.

Cookies

Cookies jsou malé textové soubory, které webové stránky ukládají do vašeho prohlížeče. Obsahují informace jako vaše nastavení, nebo data nutná k funkčnosti přihlášení. Některé cookies jsou nutné k funkčnosti také tohoto webu.

Kde své údaje najdete

Náhled na většinu osobních údajů, které knihovna o čtenářích uchovává, nabízí online čtenářské konto, který je dostupný každému čtenáři po přihlášení (uživatelské jméno, heslo) na webových stránkách knihovny www.knihovnaberoun.cz. Čtenářské konto nabízí nejen výpis údajů o osobě (identifikační a kontaktní údaje), ale také přehled aktuálních výpůjček, historii výpůjček od začátku členství, platební údaje včetně historie plateb, informace o zadaných rezervacích aj.

Čtenář má právo požádat si o přístup ke svým osobním údajům zpracovávaných knihovnou, tento výpis může získat i v elektronické podobě. První výpis poskytneme zdarma do jednoho měsíce po obdržení žádosti a potřebném ověření totožnosti žadatele.

Aktuálnost a úprava osobních údajů

Knihovna se snaží udržovat uchovávané osobní údaje aktuální, při osobním prodlužování platnosti čtenářského průkazu se proto na jejich aktuálnost ptá. Prosíme čtenáře, aby změnu osobních údajů oznámili knihovně při nejbližší osobní návštěvě.

Upozorňujeme, že některé zprávy knihovna zasílá pouze elektronicky či SMS zprávou. Jde například o upozornění na blížící se konec výpůjční lhůty, pozvánky na akce nebo automatické potvrzení o vrácení knih. Tyto zprávy vám tedy můžeme odesílat, pouze máme-li váš správný e-mail či telefonní číslo.

Jak dlouho údaje uchováváme

Údaje uchováváme po dobu čtenářova členství. Členství zanikne, pokud déle než 1 rok nevyužíváte služeb knihovny ani se nepřihlásíte ke svému čtenářskému účtu, a zároveň uplynul 1 rok od posledního dne platnosti vašeho průkazu. Vaše osobní údaje také nesmažeme, pokud na vašem účtu evidujeme pohledávku.

Po skončení členství knihovna údaje anonymizuje, což znamená, že smaže všechny údaje, na základě kterých je možné čtenáře identifikovat, a zbylé údaje tak není možné k němu přiřadit. Knihovna takto anonymizované údaje však může dále využívat pro statistické účely.

O anonymizaci může čtenář požádat i dříve, pokud si již nepřeje využívat služeb knihovny.

Zpracování jinými subjekty

Knihovna zpracovává osobní údaje svých registrovaných uživatelů ve vlastním knihovním systému Koha, a nikomu je tedy za účelem správy nepředává.

Osobní údaje pod kontrolou

Knihovna spravované údaje zabezpečuje, k bezpečnosti však můžete přispět i vy svým odpovědným chováním. Nesdělujte přihlašovací údaje k čtenářskému účtu dalším osobám. Heslo si volte v souladu s doporučeními pro bezpečné heslo.

Ochrana osobních údajů v ČR

Česká republika je jako členská země Evropské unie povinna respektovat jednotnou legislativu Evropské unie. V současné době pro ochranu osobních údajů je to zejména nařízení 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů, známé také jako GDPR, které je účinné od 25. 5. 2018. Dohled nad dodržováním Nařízení má Úřad pro ochranu osobních údajů, na který je možné se obrátit v případě stížnosti, dotazu nebo prošetření nejasností. Budeme však rádi, pokud se s podnětem ohledně svých osobních údajů obrátíte nejprve na vedení Městské knihovny Beroun.